向自然资源局调取资料时，应先说明调取目的、资料类型和调取时间范围，提供调取者的相关证件和单位证明，并注明资料调取方式、数量及用途。最后感谢自然资源局提供的帮助与支持，严格保护资料的安全和机密性。